Fixer les objectifs et la cible
La première chose à faire lorsque l’on veut organiser un séminaire, est de fixer des objectifs.
Les attentes ne seront pas les mêmes d’un public à un autre, c’est pourquoi il est important de s’orienter rapidement en fonction de la cible. Gardez-en tête vos objectifs et ce que vous voulez évoquer pendant la réunion. Préparez donc en amont, un travail approfondi sur ces points avant d’en planifier d’autres. Cela vous permettra aussi de prévoir les potentielles contraintes et donc de les éviter le jour-J.
Fixer une date et une liste et un lieu
Dès que vos objectifs sont au point, vient le moment de choisir la date, la liste des participants, le lieu et enfin le budget. Fixez une date qui pourrait convenir à la majorité des invités. Pour cela prenez-vous-y en avance pour pouvoir l’annoncer le plus rapidement et espérer ainsi, le plus de retour positif. Deuxième étape, mais tout aussi importante : le budget. En fonction des critères budgétaires de votre entreprise, vous allez devoir définir le budget alloué à votre séminaire. Après cela, vous pouvez donc établir la liste des invités pour évaluer le nombre de participants, mais aussi, prévoir en conséquence le lieu idéal pour votre séminaire.
Prévoir des activités
Le budget du séminaire comprend aussi les activités que vous allez prévoir. Afin d’animer et de rendre plus interactive votre réunion, il est conseillé de prévoir des activités ou des ateliers en lien avec le thème du séminaire. Cela permet de rendre votre réunion plus concrète et vos participants le garderont plus facilement en mémoire.
Répéter et faire des ajustements
La semaine qui précède votre séminaire, vous devez impérativement répéter ! Grâce à cela, vous allez pouvoir effectuer les derniers ajustements et être fin prêt le jour de l’évènement. Recontactez les intervenants, les prestataires et pensez à vérifier votre matériel. Plus vous êtes préparé moins vous aurez de problèmes à régler.
Communiquer sur l’évènement
Étape indispensable pour un évènement, la communication. Prévenez à l’avance vos invités pour vous assurer de leur présence. Nous vous recommandons de créer une newsletter ou un mail de rappel quelques jours avant votre évènement, pour annoncer le programme et toutes les informations essentielles comme les horaires ou même de la tenue à prévoir en fonction du séminaire.
Il est important de communiquer avant l’évènement, mais il ne faut pas pour autant oublier de le faire après. Remerciez les participants, établissez un bilan des points clés à retenir et surtout, n’oubliez pas de leur rappeler que vous êtes ouvert à l’échange.
S’adapter aux nouveaux formats
Depuis quelques temps, la nouvelle tendance des « webinaires » a fait surface. Avec l’ensemble des restrictions sanitaires, il a fallu s’adapter pour continuer les réunions. C’est une nouvelle solution qui peut être une bonne alternative pour les contraintes règlementaires, et même géographiques puisqu’elle se réalise uniquement à distance via internet. Comme pour un séminaire classique, vous devez choisir des participants et les invités à votre webinaire grâce à un lien ou des codes d’accès.
L’Espace Gailleton vous accompagne dans la mise en place de vos séminaires et vous propose plusieurs offres très attractives dont la location de salles de réunion. Nos espaces sont équipés et fonctionnels pour vous permettre d’assurer une présentation de qualité selon vos besoins et vos attentes.
